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1.迅速、禮貌地接聽電話
接電話首先應做到迅速接聽，力爭在鈴響三次之前就拿起話筒，這是避免讓打電話的人產生-印象的一種禮貌行為。電話鈴響過三遍后才作出反應，會使對方焦急不安或不愉快。正如-知名社會心 理學家鈴木健二所說:“打電話本身就是一種業(yè)務。這種業(yè)務的大特點是無時無刻不在體現(xiàn)每個人的特性。”“在現(xiàn)代化大生產的公司里，職員的使命之一，是一聽到電話-就立即去接。”接電話時 ，也應首先自報單位、姓名，然后確認對方。
2.仔細聆聽并積極反饋
作為受話人，通話過程中，要仔細聆聽對方的講話，并及時作答，給對方以積極的反饋。通話時聽不清楚或意思不明白時，要馬上告訴對方。在電話中接到對方邀請或會說通知時，應熱情致謝。
3.規(guī)范地代轉電話
如果對方請你代轉電話，應弄明白對方是誰，要找什么人，以便與接電話人聯(lián)系。此時，請告知對方“稍等片刻”，并迅速找人。如果不放下話筒喊距離較遠的人，可用手輕捂話筒或按保留按鈕， 然后再呼喊接話人。如果你因別的原因決定將電話轉到別的部門，應客氣地告之對方，你將電話轉到處理此事的部門或適當?shù)穆殕T。
4.認真做好電話記錄
如果要接電話的人不在，應為其做好電話記錄，記錄完畢，比較好向對方復述一遍，以免遺漏或記錯。可利用電話記錄卡片做好電話記錄。
吐字清晰
打電話的時候，微笑、手勢和別的各種傳遞情意的方法都不發(fā)生作用，語調成了罕有的的工具。吐字清晰、用字適當及抑揚頓挫都非常重要。
尊重對方
現(xiàn)在一般人打電話幾乎都是從“喂”開頭到“再見”結束。多半是電話接通，先說聲“喂”。這聲“喂”比較好說得輕松愉快，說過“喂”后，你應該馬上說出自己的姓名。
簡明扼要
生活忙碌的人一定很欣賞甚至感謝打電話來的人說話簡潔扼要。與人通話時，除了說話要講究禮貌外，還要注意談話時間不宜過長，否則不僅影響通話，而且別人打給你的電話也進不來了。
通話結束后，也不宜不明不白地將電話掛了，而應該禮貌地說聲“再見”，這是通話結束的信號，也是對對方表示尊重。
打電話的技巧之四：選擇時間
在上班時間利用電話聯(lián)系工作，應該盡量在對方上班10分鐘后，和下班10分鐘之前，這時對方可以認真聽你講話，不會有匆忙之感。電話機旁應常備紙或電話記錄本，以備不時之需。
控制情緒
當你心情不好時，打電話要注意語氣和聲調。因為情緒不佳，說話的語調往往會生硬、呆板，而對方又不知道你的心事，容易引起誤會。
切忌無禮
打電話時，除了語言，其他一些細節(jié)也要重視，如當你粗心撥錯電話號碼的時候，如果已經接通，不能“咔嚓”一聲把電話掛了，因為你撥錯了號碼，給對方帶來了麻煩。正確的做法應該是向對方道歉，然后掛斷電話。
1.態(tài)度禮貌友善
在使用電話時，多用肯定語，少用否定語，酌情使用模糊用語;多用些致歉語和請托語，少用些傲慢語、生硬語。禮貌的語言、柔和的聲音，往往 會給對方留下親切之感。正如-一位研究傳播的所說:“不管是在公司還是在家里，憑這個人在電話里的講話方式，就可以基本判斷出其‘教養(yǎng)’的水準。”
2.傳遞信息要簡潔
電話用語要言簡意賅，將自己所要講的事用簡潔、明了的語言表達出來。因為通話的一方盡管有諸如緊張、失望而表情異常的體態(tài)語言，但通話的另一方不知道，他所能得到的判斷只能是來自他 聽到的聲音。正確的做法是:問候完畢對方，即開宗明義，直言主題，少講空話，不說廢話。
3.控制語速語調
通話時語調溫和，語氣、語速適中，這種有魅力的聲音容易使對方產生愉悅感。如果說話過程語速太快，則對方會聽不清楚，顯得應付了事;太慢，則對方會不耐煩，顯得懶散拖沓;語調太高，則對 方聽得刺耳，感到剛而不柔;太低，則對方會聽得不清楚，感到有氣無力。一般說話的語速、語調和平常的一樣就行了，即使是長途電話，也無須大喊大叫，把受話器放在離嘴兩三寸的地方，正對著它講 就行了。另外，通電話時，周圍有種種異樣的聲音，會使對方覺得自己未受尊重而變得惱怒，這時應向對方解釋，以確保雙方心情舒暢地傳遞信息。
利用可視電話
可視電話是通過普通的有線電話網(wǎng)絡把語音和圖像進行壓縮、傳遞，并在對方的設備上進行解壓處理的一種先進的溝通設備。它有效地把語音、圖像等傳遞給對方，增補了普通電話不能涉及的圖像 部分，增加了在不修改有線電話網(wǎng)絡帶寬的基礎上對圖像的傳輸，達到了傳輸圖像的目的。一般可以充分利用可視電話進行多終端的電話會議、-采集等，這樣既節(jié)省了會議時間，又大大節(jié)約了會議 成本，比較適用于跨國、跨地區(qū)的各種會議溝通。
新型的溝通方式具有傳統(tǒng)溝通方式不可比擬的極大方便、快捷等優(yōu)點，已經被人們普遍接受和傳播。但是涉及到商業(yè)機密、特定儀式等方面，還需要利用傳統(tǒng)的溝通方式。
由于Internet郵箱地址的-性，可能在接到有價值郵件的同時，也極容易收到一些垃圾郵件。您可以通過設置防垃圾郵件的處理方式來有效阻擋垃圾郵件的傳遞。
無線網(wǎng)絡方面，可能受到“手機轟炸”等軟件的攻擊，同時收到上百條垃圾-的不斷攻擊，嚴重干擾您的正常通信。所以在告之對方您的手機號碼時一定要慎重。
明確電話溝通的利弊
由于電話溝通很普遍，每個人每天可能接聽數(shù)十個甚至上百個電話，所以相對而言，電話溝通與書面、電子等其他溝通方式相比，確實容易被人遺忘。如果有比較重要的事情比較好不要采用電話溝通 ，以免耽誤工作。
明確書面溝通的利弊
書面溝通有文字記錄，所以方便存檔、查詢。一些重要的文件比較好用書面形式來傳達。有的信息比較復雜，或者比較專業(yè)，用書面的形式可以多次查閱，以便全面理解溝通信息。
由于溝通信息都在文字上顯示出來，所以在形成文字時需要仔細斟酌，花去的時間要相對多一些。反饋的時間也要相對長一些。而且溝通時的情感也不易用文字來表達，這自然會使雙方的溝通缺少 感-彩。
明確當面溝通的利弊
當面溝通可以利用語言和眼睛、動作、表情等非語言來共同表達信息，有利于更大地激發(fā)雙方溝通的積極性。而且在當面溝通中，您能獲得豐富、比較具有有說服力的第一手資料，對做決定或者評價 非常關鍵。
當面溝通獲取的信息量很大，但是由于沒有及時的記錄，所以很多東西事后無法考證。對一些比較專業(yè)或者復雜的問題，不可能全部理解。而且對一些不太確定的問題，由于時間或者時機不合適也 無法當面確認。
提高提問針對性你可以用這幾招：
首先，一個問題應該針對一個疑問點。
其次，當你要提出一個問題時，想想自己需要怎樣的一個答案。這里有一個要注意的地方，如果你預想的答案是龐雜的，那么比較好就不要提問了，這是應該由你自己去解決的。你要在預想答案的過程中，盡量精簡答案。這樣提出的問題才會有針對性。你的問題針對性越強，被提問的人思考的效率越高，你就越能得到你想要的答案。
第三，切忌一碰到問題就去提問。一方面，這樣會讓人覺得你很無知，另一方面，你的問題過于簡單，也會讓人懷疑你是不是有什么其他目的。思考不徹底是問題多的原因。嘗試讓你的提問更具體、更有針對性，避免提出空洞抽象的問題，你會發(fā)現(xiàn)，很多問題就自然消失了。
第四，除了問的內容，你還要想好問的形式。用簡潔、通俗的語言把你的問題表達出來。一個人的語言可以表現(xiàn)他的思維過程。凌亂的復雜的提問語言，只能反映出一個人的思維不簡潔。力求給你的提問“穿上”一件優(yōu)美的語言外衣。
(一)說話者.
說話者的人格美、智慧美、氣質美是口才魅力的重要組成部分。例如，-的口才蜚聲海內外，他的人格、風度更給各國-家、外交家留下了美好而深刻的印象。許多人都回憶說，周-待人謙虛、儀態(tài)親切、沉著堅定而又十分熱情，無論在什么場合，他都表現(xiàn)出優(yōu)雅的舉止，從容的姿態(tài)，顯示出巨大的人格魅力和翩翩風度。
(二)說話內容(信息).
說話內容主要包括內容美、邏輯美、情感美、語言美等等。優(yōu)秀的口才家在說話時總是力求主旨文明高尚、情感真摯坦誠、內容真實可信、邏輯嚴謹縝密、語言優(yōu)美幽默，即無論內容還是形式，均給人以美的享受。
成功的口才家都是運用本國語言的高手。漢語本身具有很高的審美價值。在悠悠五千年中華文明的孕育下，漢語達到了至善至美的藝術境界，因此，深入地了解漢語的文化與藝術魅力，嫻熟地掌握并運用漢語是增強口才魅力的前提和基礎。
(三)聽眾.
在口才審美活動中，聽眾是審美的主體，說話者、說話內容等是審美的對象。但同時說話者自身也是審美主體之一，他的美感主要是來自聽眾的信息反饋。
成功的口才表達活動中，說話者與聽眾均以飽滿的熱情投入其中，聽眾主動地、積極地與說話者配合，及時反饋信息。他們的情緒與說話內容的進展相吻合，該喜的時候喜，該悲的時候悲，該嚴肅的時候嚴肅，該活躍的時候活躍，使說話者受到鼓舞，形成說話者與聽眾的心理默契。行至演說的高潮階段，聽眾“快者掀髯”、“憤者扼腕”、“悲者掩泣”、“羨者色飛”，雙方的呼應與默契達到極致，此時氣氛和諧熱烈乃至沸騰，說話者和聽眾都得到極大的心理滿足，從而產生美感，感受到精神的巨大愉悅，這便是口才表達的完美境界!
所謂溝通就是對準頻率，頻率不對，就會聽而不聞、視而不見、溝而不通。我們要調整自己的頻率，而不是叫別人調整頻率。要先觀察對方的頻率，把自己的調得跟他一樣，他就很容易跟你溝通。
由于中國人的人際關系實際上是人倫關系，所以在溝通的時候，需要融合倫理的觀念，忌諱沒大沒小，否則就會破壞人際關系。中山小編舉例：比如，打招呼這件簡單的事情，你若是遇到熟悉的同事、同學，大可拍拍他的肩膀:“老張，你好啊!”若是遇到領導或長輩，還以此種方式打招呼，對方心里就會不高興。若是遇到你的下級或晚輩，你只需等著對方和你打招呼就行了。
中國社會特別重視關系，彼此的關系良好，就算偶爾說錯話，也沒有什么關系。若是關系不深，或者關系不好，那別人就會雞蛋里挑骨頭。不過，也有本來關系很好，一句話傷了和氣，便老死不相往來的可能。這就更加促使我們重視溝通的重要性。
人際關系與溝通，可以簡稱為人際溝通。在我們日常生活當中，人際溝通是不可或缺的活動，必須勤加練習，多加磨練，養(yǎng)成小心應對、用心體會、虛心檢討的良好習慣。一方面要使自己的溝通能力不斷提高，一方面要促使自己的人際關系獲得改善。與其討好別人，不如用心保持和諧、互動、互助的良好狀態(tài)，通過好好溝通來互相感應。若能心意相通，大家都愉快，那就是良好的人際關系。在愉快中把正當?shù)氖虑檗k理妥當，則是我們共同努力的目標。
人際溝通要注重和每一個人進行良性的互動。既不能夠偏重某些人，使其他人受到冷落;也不應該只顧自己，想說什么就說什么，愛說什么便說什么。否則你只是在發(fā)表意見，根本不是在進行溝通。善于溝通的人，必定會隨時顧及別人的感受，以免無意中破壞了自己的人際關系，造成惡劣的溝通效果。
事實上，學習溝通是一項復雜的任務，因為它涉及很多因素，尤其是“符號與所指”的問題。符號語言學研究符號和標志，以及它們傳達出來的意思。每一個符號、每一個單詞(口頭和書面的)都可以被釋譯并賦予意義。
▲人類發(fā)射的“旅行者”1號攜帶有金唱片，盤面上用圖形、符號等試圖向外星人解釋地球文明
比如用一個放射性線條展現(xiàn)銀河系14顆已知脈沖恒星和太陽的位置關系，用二進制數(shù)字表示脈沖信號周期。總之，希望外星人能看懂
“所指”在符號語言學中可以簡單地解釋為一個符號所代表的意義。語言心理學家還在爭論人究竟是如何將符號轉換成所指的。但是他們普遍認為，在談話時，首先人們會對一個句子進行-，即對所有詞語的意義或者可能表達的意義進行處理，然后會推測意義，即當把所有意義放在一起的時候，會試圖搞清它們所傳達的意思究竟是什么。這一過程在人們的腦海中即刻完成，大多數(shù)時候人們對此毫無知覺，但是這一過程卻是復雜的，并且充滿做出錯誤推測的危險。
所有的信息必須被編碼才能進入溝通渠道。人們每天都在編碼，將信息變成各種各樣用詞語表達的形式。經過不同溝通渠道的信息可能有不同的編碼，比如文字報告和廣播節(jié)目臺詞編碼就不一樣;復雜的信息還可以使用圖形、圖表或其他可視化的形式來表達。
溝通應該被看作是一個過程，消息的接收者也可能會提供有關理解消息的反饋。溝通者應密切關注這一反饋意見，因為只有這樣才能評估該消息是否已經被理解，或被曲解。反饋的形式和及時性都很重要，從這個意義上說，面對面或電話交談會使溝通更加有效。
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