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1、接聽電話要迅速及時

一般應在鈴響二至三次的時候接聽并立即打招呼，可講：“您好，我是XX。”或“您好，這里是××(單位)”。如果振鈴多次才接電話，應立即表示歉意：“對不起，讓您久等了。”

接聽固定電話，如果受話人正忙著，應立即告訴來電話的人留言或以后再打電話來；如果受話人不在，可向對方做充分的解釋，如“很抱歉小張剛走出辦公室。”或者說：“您愿意等一會兒呢，還是讓我告訴他給您去電話?”除非得到允許，最好不要說：“他在開會，不能打擾他”或“他不在家，我不知道他現在在哪兒。”應盡量使用以下回話方式，對方比較容易接受，如“現在不在辦公室(家)”，“他正在辦公室(家里)和人談話”，“他在開會，可能要開到×點”，“他出去辦點事，一會兒就會回來，”“我幫您留句話好嗎?”“我告訴他給您去電話，好嗎?”如果來電話的人要留言，就要準確地記下171期、來電話人的單位、姓名及電話號碼，為了準確無誤，要將這些內容在電話里重復一遍。

使用移動電話，除特殊場合，比如飛機上或正在開車、開會、動手術、講課、表演、會談以及參加各種儀式時，一般情況下都要保持開機狀態，以便及時接聽；在公共場所，比如參加報告會、研討會、宴會、音樂會、聽證會或是參觀博物館、展覽館，以及在醫院、圖書館、公交車、辦公室等處時，應將手機調到靜音或振動狀態，如果當時不便接聽，一有空閑，就應及時回話，說明原因并致歉。

2、通話回應要積極謹慎

在通話過程中，要仔細傾聽對方講話，為了表示已經聽瞳，應及時地用“嗯”、“對”、“是”等語言給對方以積極的反饋。如果聆聽對方談話，沒聽清楚，應禮貌地打斷對方，請他再講一遍，“對不起，我剛才未聽清楚，麻煩您再講一遍，行嗎?”如果你不能確定來電話的人是什么身份，有什么意圖，他所需要的信息是否可以提供，那你可以這樣回答：“讓我查一查再給您回電話，怎么樣?”“我得跟×先生商量一下才能決定下來。”

3、通話完畢不要急于掛斷電話

通話完畢后要說“再見”，“謝謝”，要讓對方先結束通話，切不可不耐煩地把話筒扔回原處或隨便掛斷電話。

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